Cómo Birsa pasó de gestionarse con múltiples planillas de Excel, a centralizar y automatizar todos sus procesos con Dux Software.

Empresa: Birsa

Sector: Calzado, indumentaria, accesorios

Equipo: 4 colaboradores

Fecha de contratación de Dux Software: 2020

Funciones más utilizadas:

• Facturación automática
• Informes
• Integración con Mercado Libre y Tienda Nube

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Emprender: Cuando la gestión era manual

Rocío, junto con su madre y su hermana, son las emprendedoras detrás de Birsa, una marca dedicada a la venta de carteras y calzado. Como en la mayoría de los emprendimientos, su papel en el negocio abarca múltiples y diversas áreas.

En su búsqueda por mantener el orden y la eficiencia, Rocío encontró en Dux Software una solución valiosa. Hace cuatro años, decidieron adoptar Dux como sistema de gestión que no solo les proporciona una mayor organización en el día a día, sino que también es una herramienta fundamental para manejar los números de manera más precisa.

Rocío reconoce que, si bien inicialmente lograba mantener un cierto nivel de organización usando Excel, a medida que Birsa crecía, surgían nuevas necesidades y desafíos que requerían una solución más avanzada. Con el tiempo, se dio cuenta de que para gestionar eficazmente un negocio en crecimiento, necesitaba herramientas que le permitieran analizar datos más complejos y tener una visión más amplia del negocio.

“Yo me volvía loca. Me acuerdo que me pisaba el stock de Mercado Libre y Tienda Nube, sufría con eso porque tenía que cancelar las ventas. Con la facturación también perdía muchísimo tiempo, era todo a mano”.

Aunque inicialmente confiaban en las hojas de cálculo de Excel para mantener todo en orden, se fueron dando cuenta de que a medida que Birsa crecía, necesitaban una solución más completa para gestionar el flujo de trabajo.

Dux Software: Un giro en el día a día

«Creo que en un emprendimiento hay que empezar de cero de la mano de un sistema. En Birsa decidimos arrancar con un sistema desde el principio. Ahora vivimos con Dux, es nuestra base de datos de todo”.

Rocío, cocreadora de Birsa.

El equipo de Birsa actualmente cuenta con cuatro colaboradoras, «cada una de nosotras tiene su propio usuario en Dux», explica Rocío. «Esto nos permite acceder a funcionalidades específicas que necesitamos, porque a veces uno no quiere que todo el equipo vea todo”. Además, todo está completamente automatizado. Desde la facturación hasta el control de stock, Dux se encarga de todo.

⚙️ Automatización

Con la implementación de Dux, Rocío y su equipo lograron una automatización clave en los procesos diarios de Birsa. Antes, la facturación demandaba procesos manuales y horas de trabajo; ahora, gracias al sistema, se realiza de forma automática. De igual manera, el control de stock antes una tarea manual, ahora se sincroniza automáticamente.

Este nivel de automatización ha permitido que el equipo se centre en otras áreas del negocio, sabiendo que los procesos diarios y repetitivos están siendo gestionados eficientemente por el sistema.

Uno de los mayores beneficios que Rocío destaca, es la automatización de las listas de precios, especialmente importante dada la situación económica en Argentina. Con los cambios constantes en los costos, tener seis listas de precios diferentes era una necesidad para Birsa.

📦 Inventario

Mantener el control del inventario siempre fue clave para este equipo. Desde los primeros días del negocio, reconocieron que sin un sistema de gestión confiable, esta tarea sería imposible de manejar. “Es una tarea que si o si hay que hacer con un sistema, desde que Birsa tenía tres productos hasta ahora que tenemos un montón”. Gracias a la implementación temprana de Dux, pudieron mantener un control preciso del inventario a medida que el emprendimiento crecía. “Sin Dux como sistema, sería imposible hacer ese trabajo en los emprendimientos”.

🛍️ Mercado Libre

Rocío reconoce que para un negocio como el suyo, donde las ventas a través de plataformas como Mercado Libre son cruciales, el control preciso del stock es fundamental. Mientras que algunas plataformas como Tienda Nube permiten un manejo más directo del stock, Mercado Libre no tolera errores en este aspecto, ya que pueden afectar la reputación del vendedor. Por lo tanto, tener un sistema de gestión que automatice y asegure la precisión del stock es una prioridad absoluta.

💻 Soporte

El equipo de Birsa aprovecha al máximo las guías y tutoriales de Dux Software para dominar todas las funcionalidades de la plataforma. Con un enfoque proactivo, exprimen cada recurso disponible, para poder sacar provecho de cada nueva funcionalidad que se implementa.

«En el chat de soporte hacemos preguntas que contestan rápido, y nos parece súper útil porque a veces queremos resolver cosas en ese momento, y siempre están disponibles. El soporte me parece genial»

La rápida respuesta y la disponibilidad inmediata de ayuda son aspectos que valoran enormemente, ya que les permite mantener su negocio en marcha sin interrupciones. Además, Rocío cuenta que también aprovechan los webinarios en vivo. “Te conectás a cierta hora, y del otro lado hay una persona que te explica dudas específicas que vos tengas. Eso también me parece muy interesante”.

Funcionalidades clave de Dux:

En Birsa destacan la importancia de contar con informes que reflejen los números del negocio, ya que les permiten analizar la rentabilidad y otros aspectos importantes. Como profesional contadora, Rocío encuentra un gran valor en los reportes de Dux y los utiliza regularmente para evaluar el desempeño de Birsa. «Los informes son fundamentales para mí», explica Rocío. «Me parece que son súper necesarios para todos los emprendimientos, una vez por mes los analizo a todos».

✨ Canal de sugerencias

Otro aspecto que destaca el equipo de Birsa, es cómo en Dux involucramos a nuestra comunidad en el proceso de desarrollo y mejora continua del sistema. «Me encanta que siempre estén preguntando a los clientes qué herramientas quieren agregar al sistema», comparte Rocío. «Siempre participo y recientemente desarrollaron una funcionalidad que venía pidiendo hace un tiempo, es un golazo».

La nueva Terminal de Precios, permite escanear el código de barras de un producto para mostrar su precio en la pantalla, es especialmente útil para Birsa y otros usuarios con tiendas físicas, considerando la actual necesidad de actualizar y gestionar múltiples listas de precios constantemente.

“Qué bueno que siempre estén en búsqueda de cosas nuevas, los felicito la verdad porque los conocí cuando eran mucho más chiquitos y ver el crecimiento está buenísimo”.

¿Qué le dirías a alguien que está evaluando contratar Dux Software?

Rocío, con su experiencia personal, enfatiza la importancia de probar un sistema de gestión como Dux para comprender verdaderamente su impacto en el negocio. «Les recomendaría que lo prueben», dice Rocío. “Dux te ordena, te marca métricas, ahorrás tiempo, ahorrás dinero en otra persona que no hace falta contratar por todo lo que te automatiza el sistema. Es parte de mi negocio, no me lo imagino sin Dux como sistema de gestión”.

Rocío reflexiona sobre su propia demora en adoptar un sistema de gestión y aconseja a otros emprendedores que no cometan el mismo error. «No deberían esperar tanto», aconseja. «Incluso para alguien como yo, que era amiga del Excel, les recomiendo que no tarden tanto porque no se sabe lo que es trabajar con un sistema hasta no probarlo. La verdad es que es un aliado».